Devant le développement des nouveaux outils de communication, de nos programmes et pour se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, R.L.R.Q., c.P-39.1 (ci-après désignée la « Loi »), l’Association québécoise pour le loisir des personnes handicapées (ci-après désignée l’« AQLPH ») trouvait nécessaire de porter une attention particulière à la protection des renseignements personnels. C’est pourquoi nous nous engageons à suivre la politique de confidentialité suivante (ci-après la « Politique ») afin de respecter les meilleures pratiques de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels et ainsi préserver votre confiance. Nous avons en outre défini la présente Politique afin d’expliquer nos pratiques quant aux renseignements personnels que nous recueillons lorsque vous visitez notre Site internet, https://carteloisir.ca (ci-après le « Site internet »).
1. Utilisation des renseignements personnels
Un renseignement personnel se définit comme tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
Un renseignement de nature professionnelle, tel que votre titre, adresse postale, adresse courriel ou numéro de téléphone d’affaires ne sont pas inclus dans la notion de renseignement personnel selon la Loi.
2. Consentement
L’AQLPH pourra valablement considérer qu’un consentement à l’utilisation des renseignements personnels recueillis pour une ou des fins spécifiques a été fourni de façon manifeste, libre et éclairée lorsque :
- Vous avez consenti verbalement ou par écrit à la collecte et à l’utilisation des renseignements personnels;
- Vous avez fourni volontairement les renseignements personnels.
L’AQLPH pourrait également recueillir et utiliser vos renseignements personnels, et ce, sans votre consentement, conformément aux dispositions de la Loi.
L’AQLPH ne sollicite et ne recueille sciemment aucun renseignement personnel directement auprès de mineurs de moins de quatorze (14) ans. Si les renseignements personnels recueillis concernent une personne de moins de quatorze (14) ans, l’autorisation du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur sera exigée sauf exception prévue par la Loi.
3. Quels renseignements personnels recueillons-nous et pourquoi?
L’AQLPH ne recueille, détient, utilise ou communique des renseignements personnels qu’avec votre consentement et qu’aux fins ci-dessous identifiées, sauf si la loi l’exige ou l’autorise autrement. Pour tout autre usage de vos renseignements personnels, votre consentement sera demandé.
Les renseignements personnels que nous collectons sont recueillis par l’entremise de formulaires papier et électronique, d’outils de communication électronique et suite à l’interactivité établie entre les personnes à qui nous offrons nos services et les différentes plateformes que nous utilisons. Nous utilisons également, comme indiqué dans la section titrée « Les « témoins » (« cookies ») sur le Site Internet » de la présente Politique, des fichiers témoins et/ou journaux pour réunir des informations concernant les personnes à qui nous offrons nos services.
Les renseignements personnels que nous recueillons sont uniquement ceux qui nous sont nécessaires à la prestation de nos activités et de nos services ainsi qu’aux fins identifiées à la présente Politique, notamment :
- Communiquer avec l’AQLPH : Prénom, nom, adresse courriel et numéro de téléphone.
- Lors de la navigation sur notre Site internet : certaines informations sont automatiquement recueillies pour rendre votre expérience de navigation agréable. Nous vous invitons à consulter la section relative aux fichiers témoins ci-dessous.
4. Les mesures de sécurité
Les renseignements personnels que nous collectons sont conservés dans un environnement sécurisé ainsi que sur des serveurs contrôlés situés, dans la mesure du possible, au Québec. Nous prenons les moyens raisonnables pour nous assurer que vos renseignements personnels bénéficient d’une protection adéquate en conformité avec la présente Politique. Toutefois, nos fournisseurs de services peuvent conserver les renseignements personnels sur des serveurs situés à l’extérieur du Canada et être assujettis à la loi en vigueur dans ce pays. Dans de telles circonstances, nous prenons les moyens raisonnables pour nous assurer que vos renseignements personnels bénéficient d’une protection adéquate en conformité avec la présente Politique.
De plus, tous les renseignements personnels transmis par l’entremise de notre Site Internet sont cryptés. Il est donc impossible à quiconque de les intercepter et ils demeurent strictement confidentiels. Un petit cadenas verrouillé apparaissant en bas de la fenêtre du navigateur ainsi que l’adresse URL commençant par « https:// » plutôt que « http:// » vous indique que la page sur laquelle vous effectuez vos transactions est protégée par le protocole SSL (Secure sockets layers). Des pare-feu sont aussi utilisés afin de contrôler le trafic réseau entrant et sortant, établissant ainsi une barrière de sécurité.
Nous nous engageons à maintenir un haut degré de confidentialité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d’assurer la confidentialité des transactions avec les personnes à qui nous offrons nos services. Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsque l’on utilise Internet pour transmettre des renseignements personnels.
Nous limitons l’accès aux renseignements personnels aux membres autorisés de notre personnel, aux bénévoles ainsi qu’aux administrateurs dont les fonctions rendent nécessaire un tel accès. Ces personnes dûment autorisées sont adéquatement formées pour assurer la protection des renseignements personnels et le respect à la vie privée.
Nous veillons à la destruction ou à l’anonymisation des renseignements personnels lorsque ceux-ci ne sont plus nécessaires et que les fins pour lesquelles ils sont recueillis sont accomplies.
5. Conservation des renseignements personnels
L’AQLPH utilise, communique et conserve vos renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ces renseignements personnels ont été recueillis et dans la mesure permise ou exigée par la législation applicable.
Cependant, dès le moment où vous retirez votre consentement ou si votre consentement vient à échéance, nous pourrions tout de même conserver vos renseignements personnels, sans les utiliser, selon un calendrier de conservation que nous avons établi dans le respect des lois et de nos besoins.
6. Les tiers qui peuvent avoir accès à vos renseignements personnels
Nous ne communiquons pas vos renseignements personnels à des tiers, à l’exception des personnes mentionnées ci-dessus, à moins d’avoir obtenu votre consentement.
a) Fournisseurs de services
Nous communiquons certains renseignements personnels avec des fournisseurs de services qui nous permettent d’offrir nos services plus efficacement. Ces fournisseurs s’engagent par contrat envers nous, notamment à préserver la confidentialité des renseignements et à ne pas les utiliser autrement que pour nous rendre les services prévus.
b) Chercheurs et partenaires
L’AQLPH pourrait partager des renseignements personnels dépersonnalisés sans le consentement des personnes concernées avec des chercheurs et des partenaires précis à des fins de recherches et de collaboration. Ces renseignements ne contiennent pas d’informations permettant d’identifier directement les individus concernés. Dans de telles circonstances, nous respectons les différentes exigences prévues à la Loi en telle matière.
c) Obligations légales
Nous pourrions communiquer des renseignements personnels si la loi l’autorise expressément ou l’exige, ou si nous sommes contraints de le faire par une autorité compétente. Nous ne divulguerons pas de renseignements personnels sauf si la loi le requiert expressément.
7. Liens vers les sites externes
Le Site internet exploité par l’AQLPH peut contenir des liens vers des sites externes (de tiers ou de partenaires, notamment celui permettant l’utilisation de la plateforme Yapla) qui ne sont pas couverts par cette Politique. Les renseignements que vous fournissez dans ces sites sont soumis à la politique de confidentialité du site externe, s’il en existe une.
Nous ne sommes pas responsables des politiques de confidentialité adoptées par des tiers ou tout autre partenaire étant donné que chacun doit respecter la législation en vigueur dans son pays de résidence. Nous vous suggérons donc d’étudier les politiques de confidentialité affichées sur chacun de ces sites afin de savoir comment les renseignements personnels peuvent y être recueillis, détenus, utilisés ou communiqués.
8. Les « témoins » ( « cookies ») sur le site internet
Vous pouvez visiter le Site internet de manière anonyme en tout temps, et ce, sans nous révéler de renseignements personnels. Lorsque vous vous connectez à notre Site internet, notre serveur, par l’entremise de témoins de connexion, identifie l’adresse IP de votre ordinateur, votre tablette ou votre appareil mobile (« appareil ») afin de permettre l’échange de données, ce qui nous permet de compiler des statistiques de fréquentation. Aucun renseignement personnel n’est relié à votre adresse IP.
Les témoins sont des morceaux d’information qui vous sont envoyés par un site internet lorsque vous le visitez. Ils se stockent de façon temporaire ou permanente sur votre appareil pour garder des traces de votre visite. Nous pouvons utiliser des témoins afin de faciliter votre navigation ou de personnaliser l’utilisation que vous faites de notre Site internet. Les témoins sont inoffensifs en ce sens qu’ils ne peuvent pas extraire des renseignements personnels de votre appareil. Vous pouvez les consulter et les détruire si vous le désirez. Vous en avez donc le plein contrôle. Nous vous conseillons de vous référer aux paramètres de votre navigateur pour effectuer les modifications appropriées.
Le Site internet utilise notamment les témoins analytiques de Google Analytics. Ces témoins servent à recueillir de l’information sur la manière dont les visiteurs utilisent notre Site internet. Nous utilisons l’information pour compiler des rapports et pour nous aider à améliorer notre Site internet. Les témoins recueillent de l’information sous forme anonyme, y compris le nombre de visiteurs sur le Site internet, leur provenance avant de naviguer sur le Site internet et les pages qu’ils ont visitées. Vous pouvez désactiver le suivi par Google Analytics en visitant l’adresse https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr.
Pour en savoir plus, il est possible de consulter la liste des témoins (cookies) utilisés sur notre Site internet, laquelle est accessible à l’adresse suivante :
https://cookie-script.com/quick-report?identifier=10e969400c1cfe40b13d4865835ad948.
9. Conditions d’accès, de rectification, d’opposition, et de retrait
Nous nous engageons à offrir un droit d’accès, d’opposition et de retrait quant aux renseignements personnels que nous détenons.
Les droits d’accès et de rectification s’entendent comme étant la possibilité d’avoir accès aux renseignements personnels que nous détenons ou faire modifier certains renseignements personnels que nous détenons qui sont erronés.
Le droit d’opposition s’entend comme étant la possibilité offerte de refuser que des renseignements personnels soient utilisés à certaines fins mentionnées lors de la collecte. Vous pouvez effectivement suspendre ou retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels vous concernant. Toutefois, et selon les circonstances, le fait de retirer votre consentement pourrait nous empêcher de continuer à vous fournir les produits et les services que vous avez demandés ou d’évaluer adéquatement vos demandes et de les traiter.
Le droit de retrait s’entend comme étant la possibilité offerte de demander à ce que des renseignements personnels ne figurent plus, par exemple, dans une liste de diffusion.
Pour pouvoir exercer les droits ci-dessus, veuillez transmettre une demande écrite à la personne responsable de la protection des renseignements personnels identifiée ci-dessous.
L’AQLPH accusera réception de la demande dans les cinq (5) jours ouvrables de la date de sa réception et nous nous engageons à faire un suivi dans les trente (30) jours suivant la demande. Si la demande est refusée, la personne responsable fournira les motifs du refus à la personne qui a fait une telle demande.
10. Processus de plainte
Afin d’assurer la qualité de ses services et de respecter les droits des personnes à qui nous offrons nos services, nous offrons la possibilité de mentionner son insatisfaction à l’égard de la protection de renseignements personnels. Pour formuler une plainte, nous vous invitons à communiquer par écrit avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels identifiée ci-dessous.
La plainte doit indiquer les éléments suivants relatifs au plaignant :
- Nom et prénom;
- Numéro de téléphone;
- Adresse postale ou adresse courriel;
- Motifs de la plainte.
Toute plainte sera traitée de façon confidentielle. L’AQLPH accusera réception de la plainte dans les cinq (5) jours ouvrables de la date de sa réception et répondra à toute plainte dans les trente (30) jours suivants la date de réception de la plainte.
11. Coordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels
Si vous avez des questions ou des préoccupations, si vous souhaitez exercer vos droits ou si vous voulez déposer une plainte relative à la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels comme suit :
Geneviève Bergeron
Directrice générale
Association québécoise pour le loisir des personnes handicapées
Adresse : 25, rue des Forges, bureau 320, Trois-Rivières, QC, G9A 6A7
Courriel : [email protected]
Téléphone: 819 693-3339
12. Modification de la politique
La présente Politique pourra être modifiée par l’AQLPH en tout temps. Les modifications à la présente Politique entreront en vigueur dès leur publication sur notre Site Internet.